Cycle de vie d'une grille mensuelle

Modifié le Mer, 29 Juin, 2022 à 1:31 H

Les Grilles mensuelles suivent un Cycle de vie à travers plusieurs statuts successifs depuis leur saisie jusqu'à l'envoi en paie.

Dans l'exemple ci-dessus le modèle de grille "A grille de démo" a été créé en février 2022, la saisie sur un mois antérieur (janvier) n'est pas possible. Une pastille colorée apparaît pour les mois suivants pour lesquels la saisie est possible et ces pastilles indiquent le statut de la grille pour le mois concerné.

A chaque fois qu'une étape est franchie grâce à une action utilisateur, le statut de la ligne ainsi que de la grille mensuelle est actualisé :

Aucune action utilisateur : le statut vaut A saisir aussi bien pour les lignes contrat que pour la Grille mensuelle
Action Enregistrer : le statut vaut En cours pour les lignes saisies, le statut de la Grille mensuelle n'est pas modifié
Action Transmettre au GP (cette action est disponible pour le RH) : le statut vaut Transmis aussi bien pour les lignes contrat que pour la Grille mensuelle
Action Envoyer en Paie (cette action est disponible pour le GP) : le statut vaut Envoyé aussi bien pour les lignes contrat que pour la Grille mensuelle.

Rappel : les actions faites sur les Grilles mensuelles pilotent le cycle de vie (aussi appelé workflow) et donc changent le statut des éléments suivants :

Statut des contrats (lignes) pour le mois et pour la grille mensuelle
Statut de la Grille mensuelle elle-même
Ainsi que le statut des Absences associées au contrat, absences affichées dans la grille mensuelle ainsi que dans l'écran récapitulatif des EVP.
- Rappels : pour qu'une absence poursuive son cycle de vie dans Navette, il faut qu'au préalable elle est été "validée planning" dans le module Absences. La grille mensuelle Navette "embarque" donc uniquement ces absences "validées planning". Pour en savoir plus : consultez la page Workflow de validation des absences dont le schéma synthétique ci-dessous est extrait :

Détails du workflow des Absences "validées planning" dans le module Navette

A savoir : Les grilles mensuelles, en particulier leur statut, évoluent uniquement via des actions utilisateur manuelles.En fin de mois, il n'y a aucun automatisme qui "ferme" les grilles mensuelles, ces grilles mensuelles restent donc disponibles le mois suivant pour la saisie, la transmission au GP ainsi que pour l'envoi en paie.
Ce fonctionnement permet par exemple de collecter les EVP et d'envoyer en Paie le 4 juin toutes les grilles de mai (c'est-à-dire les grilles mensuelles du mois précédent) et permet au Gestionnaire de Paie d'établir les paies le 5 juin avec les EVP de mai transmis début juin.

Le statut est affiché sous forme d'une pastille colorée et est visible à plusieurs endroits dans l'application :

Dans la Matrice annuelle afin d'assurer un suivi synthétique de l'avancement des grilles
Dans la Grille mensuelle :
- en haut : vous pouvez visualiser le statut de la grille qui est calculé à partir du statut des différentes lignes de contrat constituant la grille
- sur chaque ligne afin de distinguer facilement les lignes non saisies des autres lignes.

Pendant la saisie, vous pouvez actualiser le statut des lignes ainsi que de la grille mensuelle en cliquant sur le bouton

Note : la légende ci-dessus est disponible dans l'application, vous pouvez la consulter à tout moment en cliquant en bas de l'écran Saisie Collective.

Les statuts affichés dans la Matrice annuelle possèdent 2 particularités :Un clic sur la pastille de statut permet d'ouvrir la Grille mensuelle associée
Au survol, une info-bulle explicative apparaît comme illustré ci-contre :
 

Que vous soyez RH ou GP, il est possible de traiter, via le cycle de vie décrit ci-dessus, des Grilles mensuelles vides. L'objectif dans ce cas est double :d'une part vous pouvez ainsi tracer dans la GED Documents qu'aucune donnée EVP (ni absence ni rubrique) n'a été saisie / n'est nécessaire pour une Grille mensuelle et pour un mois de paie
d'autre part cela permet de ne plus avoir de Grille mensuelle avec le statut "A saisir" et ainsi de faciliter votre suivi de l'avancement des saisies depuis la Matrice annuelle.

A l'attention des GP : lorsque vous envoyez une grille mensuelle vide en Paie, ne vous attendez pas à retrouver une saisie collective dans la Production Paie car le workflow des échanges est respecté à l'exception de ce dernier traitement. Pour en savoir plus voir le paragraphe Cas particulier d'une Grille mensuelle vide.

Lors des envois, aussi bien pour l'envoi intermédiaire du RH au GP que pour l'envoi final en Paie par le GP, une copie des EVP saisis et transmis, dit récapitulatif des EVP, est automatiquement archivée au format PDF dans la GED (module Documents).