Comment importer / exporter des données ?

Modifié le  Lun, 11 Mars à 10:55 H

Fact permet de faire des imports / exports des données suivantes :


Cet article détaille la marche à suivre pour importer les catégories, les articles et les clients. 

Concernant les factures, nous vous invitons à consulter l'article dédié.


L’import de données


Le fichier importé

  • L'import de données sur Fact est possible à partir de fichiers .xlsx, .csv et .ods
  • Le nombre de lignes maximum est fixé à 2000.
  • Le fichier importé doit contenir une ligne d'en-tête contenant le nom de chaque colonne.
  • Dans le parcours, vous déterminerez la correspondance des colonnes de votre fichier avec le modèle de données. De ce fait :
    • L'ordre des colonnes du fichier n'a pas d'importance ;
    • Le fichier peut contenir des colonnes superflues car elles ne seront pas prises en compte.
  • Certaines valeurs doivent avoir un format spécifique précisé dans le chapitre "Modèle d’import et spécificités" ci-dessous.
  • En cas d'import de caractères accentués, nous vous recommandons d'utiliser le format .xlsx.
  • Modèles : dans le parcours d'import, sont mis à votre disposition des modèles de fichiers d'import aux formats éligibles.


La référence doit être unique pour chaque catégorie, chaque article et chaque client.


Processus d'import


Voici la marche à suivre pour réaliser un import:

  1. Dans le menu, cliquer sur “Réglages” ;
  2. Sélectionner Import” ;
  3. Sélectionner le type de données à importer, à savoir “Catégories”, “Articles” ou “Clients” 
    Pour l’import de factures, merci de consulter l'article : "Import de factures"
  4. Dans la fenêtre d'import, Glisser-déposer le fichier à importer (pour les .csv, préciser le type de délimiteur utilisé).  C'est également dans cette fenêtre que vous pouvez retrouver nos modèles d'import.
  5. Cliquer sur “Import" 
  1. Dans l'écran d'affectation des colonnes, sélectionner le champs correspondant aux en-têtes du fichier afin de faire correspondre les données :

  2. Valider l’import en cliquant sur “Import”.


Une fois l'import terminé, un écran récapitulatif vous fournit une synthèse des données importées (nombre total de lignes, lignes erronées, nouvelles lignes ou existantes). En cas d'erreurs sur votre fichier d'import, un tableau liste les lignes erronées et précise le nombre d'erreurs sur chaque ligne ainsi que les colonnes concernées.


Importer les catégories avant les articles afin de pouvoir indiquer la référence catégorie sur chaque articles.

Si vous importez une seconde fois, un article, une catégorie ou un client, ce dernier sera mis à jour.

 

Modèle d’import et spécificités


Dans la fenêtre d'import, vous disposez des modèles disponibles aux différents formats éligibles (.xlsx, .csv, .ods) :



Des lignes d'exemple sont présentes dans chaque fichier. Nous vous invitons à les supprimer avant d’importer les données.



Spécificité pour les décimales

Dans les cellules correspondant à des montants (montants, taux de TVA, quantités et remises), la virgule est systématiquement transformée en point pour être considérée comme un séparateur de décimales.


Spécificité pour les fichiers .xlsx

Concernant l'import de fichiers Excel, pour les valeurs correspondant à une suite de chiffres (ex: N° de téléphone, SIRET, code postal, ...), nous vous recommandons de saisir un caractère apostrophe avant la valeur pour forcer le format texte. Dans le cas contraire, la donnée pourrait être mal interprétée lors de l'import.


Spécificité import articles

Concernant le champs “unité”.

Merci de respecter les correspondances suivantes :


LibelléUnité à saisir
Centimètrecentimeter
Mètre cubecubic_meter
Grammegram
Forfaitaireinclusive
Kilogrammekilogram
Tonneton
Kilomètrekilometer
Litreliter
Mètremeter
Milliltremilliliter
Mètre linéairelinear_meter
Mètre carrésquare_meter
Unitaireunitary
Pourcentagepercent
Heurehour
Jourday
Semaineweek
Moismonth
Annéeyear



Spécificité import clients


  • Comptes auxiliaires

Il est possible de générer automatiquement les comptes auxiliaires comptables des clients via l’import.

Pour cela, il suffit de compléter les champs “Compte” et “Libellé du compte client” dans le fichier d’import, puis de cocher l’option “Génération automatique des comptes client”. Les comptes seront alors créés dans le logiciel de comptabilité.


Merci de respecter les racines de comptes préalablement définis dans la comptabilité. Pour plus d’informations, se rapprocher du cabinet comptable



  • Modes de règlement et délais de règlement

Concernant les champs “Mode de règlement” et “Délai de règlement”.

Merci de respecter les correspondances suivantes :


Mode de paiement
Prélèvements
Virement
Chèques
LCR non accepté
CSF à acceptation
Carte bancaire
Affacturage
Paypal
Espèces
Paiement interbancaire
Billet à ordre
Carte cadeau
Chèques vacances
Ticket restaurant

Délai de paiement
Le 20 du mois
Fin du mois, le 5
Fin du mois, le 20
Fin du mois, le 10
Le 15 du mois
Le 5 du mois
Fin du mois
5 jours
8 jours
10 jours fin de mois
10 jours
15 jours
20 jours
20 jours fin de mois
30 jours fin de mois, le 15
30 jours fin de mois, le 10
30 jours fin de mois
45 jours
45 jours fin de mois
60 jours fin de mois, le 15
60 jours fin de mois, le 10
60 jours fin de mois
60 jours
90 jours
90 jours fin de mois
A l'achèvement
A réception de la facture
A l'enlèvement
Immédiat
Plan de paiement
A convenir

                                                           


  • Adresses de livraison

Il est possible d'importer une ou plusieurs adresses de livraison pour un même client. Les colonnes "Nom de l'adresse (adresse de livraison)", "Adresse (adresse de livraison)", "Complément d'adresse (adresse de livraison)", "Code postal (adresse de livraison)", "Ville (adresse de livraison)", "Pays (adresse de livraison) sont prévues à cet effet.

  • Pour renseigner une seule adresse de livraison, il suffit de compléter ces colonnes dans la ligne dédiée au client concerné.
  • Pour ajouter d'autres adresses de livraison, vous pouvez ajouter des lignes dans votre fichier d'import de clients :
    • Dans la colonne "Référence", saisissez la référence du client concerné et veillez à ce qu'elle soit bien identique car c'est cette colonne que notre outil d'import utilisera pour repérer qu'il s'agit du même client ;
    • Renseignez toutes les autres colonnes de la ligne ;
    • Complétez les colonnes "Nom de l'adresse (adresse de livraison)", "Adresse (adresse de livraison)", "Complément d'adresse (adresse de livraison)", "Code postal (adresse de livraison)", "Ville (adresse de livraison)", "Pays (adresse de livraison) avec les informations de la seconde adresse de livraison.
    • Recommencez la même opération pour ajouter d'autres adresses de livraison.


  • Gestion des pays à l'import

Concernant les champs "Pays" de l'adresse principale du client et des adresses de livraison, deux formats sont reconnus par le système.


1/ Les codes pays (Iso alpha-2)

Vous pouvez saisir les codes iso alpha-2, sur 2 caractères disponibles sur la Plateforme ISO de consultation en ligne. Les codes pays doivent être saisis en majuscules.


2/ Les labels fournis par Fact lors de l'export des clients

Vous pouvez utiliser les labels de pays disponibles dans les fichiers d'export de clients.

En effet, ces labels sont normés pour être acceptés et interprétés à l'import.


Si vous souhaitez utiliser les labels de pays disponibles à l'export, merci de respecter strictement l'orthographe. En cas de doute, nous vous invitons à privilégier les codes pays.




 

L’export des données

Fact offre la possibilité d’exporter des catégories, articles et clients au format .csv et .xls

  1. Cliquer sur “Réglages” puis sélectionner le menu “Export
  2. Sélectionner le type de données à exporter
  3. Cliquer sur “Télécharger” pour valider l’export des données


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