Fonctionnalité réservée aux collaborateurs du cabinet comptable

La demande de validation permet de faire valider des documents par plusieurs personnes. Une fois les documents validés, ils seront verrouillés et ne pourront donc plus être modifiés. Lors de la création de la demande, il est possible de choisir des documents déjà présents dans l’application Documents ou d’en ajouter depuis l’ordinateur. Les documents ainsi ajoutés sont alors archivés directement dans l’application Documents espace “Entreprise”.

Il est possible d’automatiser la demande de création et de validation de document en utilisant les robots dans l’application Documents.

Voir l'article : "Comment demander un document ?"

Voir l’article “Comment créer un robot de validation de document ?”

Création de la demande de validation

• Cliquer sur le bouton  situé en haut à droite.
• Cliquer sur le bouton “Demande de validation”.
• Sélectionner le dossier client.
• Ajouter les documents à valider :
  • Soit cliquer sur “Sélectionner des documents depuis Documents”

• Soit cliquer sur “Ajouter des documents depuis votre ordinateur”

• Compléter les champs :
  • Le titre de la tâche
  • La description
  • La date d’échéance
  • La confidentialité : voir l’article “Comment créer une nouvelle tâche ?”
  • Les options :
    • Publication automatique: publie automatiquement la tâche de validation au client de X jours après sa création
      • Dans le cas où la valeur est “0”, la tâche sera publiée dans un délai de 30 minutes
      • Dans le cas où la valeur est vide, la publication devra être faite de manière manuelle par un collaborateur
    • Clôture automatique: clôture automatiquement la tâche de validation X jours après la date d’échéance si celle-ci est toujours en cours. Les documents seront alors considérés comme validés
      •  Dans le cas où la valeur est vide, les documents resteront en attente de validation tant que le client ne les aura pas validés
  • Les personnes à assigner à la tâche :
    • Cliquer sur
    • Sélectionner le ou les utilisateurs qui doivent valider les documents.
    • Si seulement l’un des utilisateurs sélectionnés permet la validation des documents alors décocher l’option “Tous les utilisateurs doivent approuver”.
    •  Il est possible d’avoir plusieurs niveaux de validation. Ainsi, dès que les documents seront validés par le niveau 1, la demande basculera aux personnes assignées au niveau 2 et ainsi de suite.
    • Pour ajouter un niveau supplémentaire, cliquer sur  puis renseigner les personnes assignées au niveau 2. Répéter l’action autant de fois que nécessaire.

• Cliquer sur

• Cliquer sur  pour publier la demande de validation aux personnes assignées.

Les personnes assignées vont recevoir un mail de notification leur indiquant qu’ils ont des documents à valider.