Topaze permet de récupérer le taux du prélèvement à la source d'un nouvel embauché

Le service TOPAze va permettre aux employeurs qui le souhaitent (il n'est pas obligatoire) de récupérer le taux de prélèvement à la source (PAS) personnalisé du contribuable avant le premier versement du revenu pour l’appliquer immédiatement. Concrètement, l’employeur pourra solliciter TOPAze à tout moment, indépendamment du rythme mensuel de la DSN.

Les employeurs peuvent donc ainsi, récupérer le taux de prélèvement à la source personnalisé du salarié contribuable avant le premier versement du revenu pour l’appliquer immédiatement. Le but est de limiter au maximum l’application du taux neutre, potentiellement source d’erreurs.

Il est précisé que, lors de l’envoi de sa demande, l’employeur ou l’utilisateur du service s’engage sur le fait que sa demande TOPAze concerne uniquement les personnes faisant l’objet d’un contrat d’embauche signé (dans le cadre d’une relation contractuelle active) ou devant faire l’objet d’un versement de revenu de remplacement, à l’exclusion de toute autre personne.

Pour l’envoi de cette demande, votre application vous propose de générer votre demande à partir des éléments pré-saisis dans la fiche salarié de votre nouvel embauché. Cette demande sera déposée sur le portail Net-entreprises.

Dans un délai supposé de 5 jours maximum, la DGFiP doit mettre à disposition, en retour, un CRM équivaut à ceux issus du fichier DSN mensuelle, comportant le taux personnalisé (ou, le cas échéant, le taux neutre) du salarié souhaité. Votre application vous permettra alors de collecter le CRM au format XML (Attention : collecte manuelle exclusivement, à l’aide de la fonction d’import CRM – voir ci-après) et de l’intégrer dans la fiche de ce nouveau salarié.

Ci après, nous vous proposons :

• Une liste des différentes étapes (Principe général de fonctionnement).
• Le détail des manipulations à effectuer dans notre application pour générer un fichier de demande au format CSV (Génération du fichier de demandes TOPAze)
• Obtenir le récapitulatif des demandes déjà effectuées (Historique des fichiers de demandes TOPAze).

Principe général de fonctionnement

1. Génération depuis l’application du fichier de demandes de taux PAS pour le service TOPAze de net-entreprises.

Accès : DSN -> Prélèvement  à la source (PAS) -> TOPAze -> Génération des fichiers.

2. Dépôt du fichier généré sur net-entreprises.

Accès sur net-entreprises : Vos déclarations -> Vos services complémentaires -> Autres services -> TOPAze -> Dépôt d’une demande- > Chargement d’un fichier de demande.

Pour les informations sur le service TOPAze de net-entreprises, voir :

- la fiche DSN-Info : http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/2051/kw/2051

- la notice du GIP : http://dsn-info.fr/documentation/donnees-taux-du-pas.pdf

3. Suivi du traitement des demandes sur net-entreprises.

Accès sur net-entreprises : Vos déclarations -> Vos services complémentaires -> Autres services -> TOPAze -> Consultation des demandes.

Le fichier déposé fait l’objet de contrôles de format et de structure par le service TOPAze. 

En cas d’erreur identifiée lors de ces contrôles, un Bilan d’anomalies (BAN) est produit.

Si aucune erreur n’est identifiée, un Bilan OK (BOK) est produit.

Si le bilan est OK, la DGFIP fournit en retour un CRM TOPAze, de format et dans un délai similaires à ceux des CRM nominatifs DSN : fichier xml, à J+5 maximum. 

Télécharger ce CRM TOPAze lorsqu’il est disponible afin de l’importer ensuite dans l’application.

Nota : si les salariés concernés sont répartis sur plusieurs établissements, le fichier TOPAze déposé contient plusieurs SIRET déclarés. Lors du dépôt, le fichier est alors découpé par le service TOPAze en autant de demandes qu’il contient de SIRET. Chaque demande créée à cette maille du SIRET fait l’objet d’un Bilan OK (ou d’un Bilan d’anomalies) et fait également le cas échéant l’objet d’un CRM en retour (un CRM est en effet associé à un SIRET).

4. Import dans l’application du CRM TOPAze téléchargé sur net-entreprises.

Accès : DSN -> Prélèvement  à la source (PAS) -> Suivi des CRM de la DGFIP.

L’import est effectué comme pour les CRM nominatifs DSN classiques : bouton Import CRM xml, avec les mêmes fonctionnalités de contrôle du CRM, récupération des anomalies signalées par le CRM et intégration des taux de PAS individus.

Le CRM apparaît ensuite dans le suivi avec pour la colonne état la mention CRM importé, et pour la colonne DSN la mention TOPAze.

NB : le service TOPAze ne proposant pas le dépôt des fichiers et la récupération des retours CRM via API (machine to machine), la procédure est entièrement manuelle 

Génération du fichier de demande Topaze

(Accès : DSN -> Prélèvement  à la source (PAS) -> TOPAze -> Génération des fichiers)

Liste des salariés et sélection

L’écran affiche la liste des salariés éligibles pour une demande TOPAze : 

- salariés entrés (date de début de contrat) sur le mois M de la date de référence de l’application, ou sur le mois précédent M-1,

- salariés sans taux PAS individu valide à la date de fin du mois de la date de référence,

- en fonction de la case à cocher Afficher les salariés déjà pris en compte dans un fichier TOPAze : si la case est décochée, seuls les salariés sans date de demande TOPAze (c’est-à-dire jamais pris en compte dans un fichier TOPAze) sont affichés; si la case est cochée, tous les salariés répondant aux autres critères sont affichés (la case est décochée par défaut). 

Les critères de filtrage des salariés ci-dessus sont cumulatifs 

La liste des salariés affichée est rafraîchie à chaque changement de la date de référence de l’application.

Les salariés à inclure dans le fichier TOPAze doivent être cochés dans la liste.

Un salarié ne peut pas être coché s’il comporte une des anomalies suivantes (un message bloquant est affiché) :

• n° S.S. absent ou de moins de 13 caractères,
• nom, prénom, date de naissance ou lieu de naissance absent.

Case à cocher Afficher les salariés déjà pris en compte dans un fichier TOPAze : 

cette case est décochée par défaut pour plus de lisibilité en entrée sur la liste des salariés : elle ne propose à la sélection que les salariés jamais inclus dans un fichier TOPAze généré par l’application. Si par contre, il est nécessaire d’inclure à nouveau un ou plusieurs salariés déjà pris en compte dans un fichier TOPAze généré précédemment (fichier TOPAze jamais déposé sur net-entreprises par exemple), vous pouvez faire apparaître ces salariés en cochant cette case.

Génération du fichier TOPAze  

Après sélection des salariés concernés, activer le bouton Fichier TOPAze.

Un message de confirmation est alors affiché. Si l’utilisateur répond positivement à cette demande de confirmation, les salariés concernés sont alors ‘marqués’ comme pris en compte sur le fichier TOPAze : la donnée Date de demande TOPAze pour la fiche individuelle concernée est valorisée à la date du jour.

Remarque : c’est cette donnée qui est utilisée pour le filtrage par la case à cocher Afficher les salariés déjà pris en compte dans un fichier TOPAze

Le fichier TOPAze à générer est enregistré dans l’historique.

Une fenêtre s’ouvre ensuite permettant à l’utilisateur de choisir l’emplacement où le fichier doit être exporté.

Nota : si l’utilisateur choisit le bouton Annuler sur cette fenêtre, le fichier n’est pas exporté. Pour autant, les salariés auront été préalablement ‘marqués’ par la date de demande TOPAze, et le fichier TOPAze aura été historisé. Ceci n’est pas un choix fonctionnel, mais est imposé par les contraintes techniques standards d’un traitement de téléchargement de fichier.

Le fichier répondant aux spécifications TOPAze (voir la notice du GIP) est exporté à l’emplacement choisi par l’utilisateur.

Ce fichier doit ensuite être déposé manuellement via le service TOPAze sur net-entreprises.

Attention - Remarque importante :

Le fichier est généré sous format csv conformément aux spécifications du service TOPAze. Il ne doit en aucun cas être modifié manuellement avant son dépôt sur net-entreprises. Notamment, s’il est ouvert sous Excel, même pour une simple visualisation et sans y apporter de modification, Excel pourrait demander l’enregistrement du fichier lors de sa fermeture. Si l’enregistrement du fichier est confirmé, il sera rendu illisible par le service TOPAze et sera rejeté.

Historique des fichiers de demande TOPAze

(Accès : DSN -> Prélèvement  à la source (PAS) -> TOPAze -> Historique des fichiers)