Principe

Un outil d’import des RIB des salariés existe dans le logiciel de paie.

Cet import fonctionne après lecture d’un fichier au format CSV comprenant des colonnes précises, dont l’ordre doit impérativement être respecté. Voir ci-après.

L’application paie vous propose de générer le modèle du fichier avec les éléments connus de la fiche salarié. Reste à compléter les colonnes correspondant au RIB (IBAN et code Swift) sans modifier l’ordre de ces colonnes, puis à lancer l’import lorsque le fichier a été complété.

Accès

Au menu, sélectionner :  Paie – Ressources – Import – Salarié / Bouton « Import RIB » 

Créer un fichier modèle

Sélectionner « Création fichier .CSV modèle ».

L’application génère un fichier CSV modèle avec l’ensemble des salariés présents dans le mois de la date de référence. Les informations déjà saisies dans rRH sont alimentées (nom, prénom, Numéro de Sécurité sociale, Matricule dans l’entreprise). Les colonnes « Iban » et « BIC » doivent être complétées avant de faire l’import de ce même fichier.

Attention : aucune colonne ne devra être supprimée. Aucune colonne ne devra être ajoutée. La première ligne du fichier, avec les libellés de colonnes, devra être conservée (cette ligne n’est pas lue lors de l’import). Et l’ordre des colonnes suivant devra obligatoirement être conservé comme suit :

                                   1 – Nom du salarié

                                            2 – Prénom du salarié

                                            3 – Numéro de sécurité sociale du salarié

                                            4 – Matricule du salarié dans l’entreprise

                                            5 – Iban

                                            6 – BIC

Enregistrer le fichier sur votre disque :

• Sur IE : ouverture d’une fenêtre pour enregistrement du fichier ;
• Sur Chrome : enregistrement automatique du fichier avec un nom figé : « Fichier_import_RIB.csv »

Importer le fichier CSV

Le fichier importé dans l’application paie sera :

• soit le fichier modèle généré ci-dessus et complété (ajout de l’IBAN et du BIC dans les colonnes appropriées) ;
• soit un fichier généré par vos soins, respectant la description et les colonnes décrites ci-dessus.

Cliquer sur le bouton « Import .CSV »

Avant l’import, le programme va tester la validité du fichier à trois niveaux :

1. Présence sur chaque ligne du fichier, d’un nom ET d’un prénom (en première et deuxième colonne)

En cas d’absence, un message apparait précisant le numéro de la ligne du fichier où aucun nom et prénom ne figurent

1. Présence d’un numéro de sécurité sociale OU d’un matricule (en troisième et quatrième colonne)

En cas d’absence, un message apparait précisant les nom et prénom où il manque à la fois, le numéro de sécurité sociale ET le matricule. Aucun avertissement si l’in des deux, au moins, est renseigné. Lorsque les deux sont renseignés, la sélection du salarié se fera en priorité sur son numéro de Sécurité sociale.

1. Présence d’un Iban ET d’un BIC (en cinquième et quatrième colonne)

En cas d’absence de ces deux informations, un message apparait avec le nom et le prénom du ou des salariés concerné(s). Un contrôle du nombre de caractères et de la composition de ces deux informations est également effectué afin de détecter d’éventuelles anomalies de saisie.

A la suite de ces tests :

-           Si aucune erreur, l’import est effectué automatiquement. Les données IBAN et BIC sont importées dans le RIB des salariés concernés.

-           Si certaines erreurs sont détectées : 

Un message récapitulatif des anomalies constatées apparait à l’écran (les lignes en anomalie ne s’importent pas).

1. . Il lui appartient alors, de corriger les lignes en anomalie dans son fichier, puis il recommence son import.

Salariés introuvables

Si certaines lignes du fichier (hormis la première : libellés des colonnes) ne correspondent à aucun salarié présent dans le dossier  (si aucun lien ne peut être effectué entre le numéro de Sécurité sociale ou le matricule dans le fichier, et les salariés présents dans l'application paie) une liste de ces salariés sera communiquée en fin de traitement :

En revanche, si le traitement ne détecte aucune erreur, l’import des RIB s’effectue normalement avec succès :