Fonctionnalité réservée aux collaborateurs ADMINISTRATEUR

Le modèle de mission permet de définir un ensemble structuré de tâches qui sera appliqué à un dossier client et réalisé par des personnes prédéfinies. Tous les types de tâches (à l’exception de la demande de validation) peuvent être intégrés dans un modèle de mission.

Les tâches sont liées à une période spécifique :

• Début de la mission : X jours ou mois avant ou après la date du début de la mission
• Fin de la mission : X jours ou mois avant ou après la date de la fin de la mission
• Date personnalisée dite “date relative” : date spécifique à au modèle qui sera remplacée lors de l’application du modèle de mission sur un dossier client

Exemple : “Date d’embauche” dans un modèle lié à l’entrée d’un nouveau collaborateur.

• Récurrence mensuelle : tâche récurrente qui sera répétée selon les critères et la fréquence définis
• Récurrence hebdomadaire : tâche récurrente qui sera répétée selon les critères et la fréquence définis

Il est possible de gérer des rôles et tags qui seront remplacés lors de l’application du modèle de mission sur un dossier client.

Les rôles

Ils définissent les personnes intervenant sur la tâche en tant qu’Auteur ou Assignés.

Les rôles par défaut commun à l’application sont :

• Manager
• Responsable client
• Associé
• Auteur de la mission
• Responsable client
• Collaborateurs
• Clients

Les rôles personnalisés sont spécifiques à un modèle.

Exemple : “Correspondant RH” dans un modèle lié à la gestion de la paie.

Les balises

Ce sont des éléments utilisables au sein du titre ou de la description d’une tâche. Ils commencent toujours par “#”.

Les balises par défauts sont :

• #MoisCourant
• #PrenomManager
• #NomClient
• #AnneePrecedente
• etc

Les balises personnalisées sont spécifiques à un modèle.

Exemple : #TypeContrat dans un modèle lié à l’entrée d’un nouveau collaborateur

Exemples de mission :

• Processus de validation des bulletins de salaire
• Déclaration de TVA
• Révision annuelle
• Entrée d’un nouveau client

Création d’un modèle de mission

• Cliquer sur le menu
• Cliquer sur le bouton   situé en haut à droite.
• Saisir le "Nom" du modèle et la "Description" de la mission.
• Renseigner la "Durée en mois" de la mission.
• Sélectionner la "Catégorie" de la mission.
• Puis cliquer sur
• Personnaliser si nécessaire :
  • Créer un rôle personnalisé saisissant le nom du rôle sur et valider
  • Les rôles déjà existants sont :
    
  • Créer une balise personnalisée si nécessaire en cliquant sur  puis en saisissant le nom de la balise (le # est généré automatiquement).
• Ajouter les tâches en cliquant sur
• Compléter les champs de la tâche sur la partie droite.
• Une fois renseigné, cliquer sur

Le modèle de mission pourra ensuite être appliqué sur un dossier client via le menu “Missions”.

Voir l’article “Comment mettre en place une mission sur un dossier ?”

Ajouter des tâches à un modèle

• Cliquer sur
• Sélectionner le type de tâche (pour plus d’information, voir l’article “Comment créer une nouvelle tâche ? (version collaborateur)”)
• Remplir les informations demandées en fonction du type de tâche
• Remplir les informations spécifiques à la tâche du modèle :

• L’auteur sous forme de rôles
• Les assignés sous forme de rôles
• La coche Confidentialité si seuls les collaborateurs ayant accès au dossier client peuvent voir cette tâche
• Date d’échéance : 
  • "Simple" pour les tâches non récurrentes.
  • "Hebdomadaire" pour les tâches à générer de manière journalière toute les X semaines.
  • "Mensuel" pour les tâches à générer de manière mensuelle chaque X jour du mois.

• Date d’échéance pour les tâches hebdomadaires :
  • Choisir la fréquence des semaines: par défaut 1
  • Choisir les jours de récurrence : par défaut vide

• Date d’échéance pour les tâches mensuelles, 2 options :

• Date relative :

• Choisir la fréquence des mois : par défaut 1
• Choisir le nombre de jours : par défaut 1

• Jour du mois :

• Choisir la fréquence : par défaut 1
• Choisir le placement du jour : par défaut : “Premier”
• Choisir le jour de la semaine : par défaut “Lundi”

• Cliquer sur
• Répéter l’opération

Puis cliquer sur pour rendre disponible le modèle

La tâche apparaît alors sous la période sélectionnée.